Податковий апгрейд: як бізнесу мігрувати на загальну систему та ПДВ без втрат

Український малий та середній бізнес (МСБ) роками перебував у стані “фіскального комфорту”. Спрощена система оподаткування дозволяла мільйонам ФОПів зосереджуватися на продукті та клієнтах, ігноруючи складну бухгалтерію. Проте Національна стратегія доходів до 2030 року, яку Україна впроваджує в рамках домовленостей з міжнародними партнерами, ставить крапку в цій історії.

Курс на євроінтеграцію вимагає уніфікації правил. Для підприємців це означає неминучий вихід із “тіні” спрощеної системи в прозору, але складну зону Загальної системи оподаткування (ЗСО) з ПДВ.

Для власника бізнесу цей перехід несе не лише фінансові ризики, а й загрозу управлінського колапсу. Як змінити облікову політику, не зупиняючи відвантаження товарів? Чому спроба почати облік “з нуля” в новій базі може вбити вашу систему прийняття рішень? І чому саме користувачі рішень BAS мають технологічну перевагу? Розкладаємо все по поличках.

Частина 1. Незворотність змін: чому “спрощенка” зникає?

Логіка держави проста: прибрати інструменти, які дозволяють великому бізнесу дробити обороти через сітки ФОП. Вимоги до прозорості стають європейськими.

До яких сценаріїв слід готуватися:

1. Диференціація ставок (“Польська модель”). Звична ставка 5% для 3-ї групи, ймовірно, піде в історію. Натомість з’явиться градація: торгівля – одна ставка, послуги – інша (вища). Це змусить багатьох переглянути фінансові моделі.
2. Трансформація груп ФОП. Об’єднання 2-ї та 3-ї груп означає обов’язковий товарний облік для всіх. Просто платити фіксовану суму і не зберігати первинні документи більше не вийде.
3. Примусова ЗСО. Рітейлери електроніки, підакцизних товарів або ті, хто перевищить нові ліміти обороту, будуть автоматично переведені на загальну систему.
4. Фактор ПДВ. На загальній системі поріг реєстрації платником ПДВ – 1 млн грн доходу за рік. Для працюючого бізнесу це мізерна цифра, яка долається миттєво.

Висновок: епоха “зошитового” обліку завершена. Бізнесу потрібна професійна ERP-система для управління кожною транзакцією.

Частина 2. ПДВ та Загальна система: зміна операційної логіки

Перехід на загальну систему – це не просто зміна реквізитів у рахунку. Це повна зміна принципів визнання доходів та витрат.

Головні виклики для тих, хто звик до “спрощенки”:

• Від “каси” до “першої події”. На єдиному податку все просто: гроші зайшли – податок сплатив. З ПДВ працює правило “першої події”: податкові зобов’язання виникають або в момент відвантаження, або в момент оплати. Система має фіксувати хронологію з точністю до секунди.
• Адміністрування прибутку. Податок 18% платиться з чистого результату (Доходи мінус Витрати). Кожна загублена накладна від постачальника – це ваші прямі збитки через переплату податків.
• Баланс ПДВ. Необхідно постійно контролювати різницю між податковим зобов’язанням (те, що винні ви) та податковим кредитом (те, що винна вам держава).
• Жорстка дисципліна. Реєстрація податкових накладних в ЄРПН має суворі дедлайни. Прострочення – це штрафи та блокування рахунків.

Вручну або в Excel керувати цим процесом неможливо.

Частина 3. Головна помилка: міф про “чистий старт”

Коли бухгалтер або IT-спеціаліст пропонує: “Давайте закриємо стару базу 31 грудня, а з 1 січня почнемо нову з ПДВ”, – це звучить як просте рішення. Але для бізнесу це стратегічна пастка.

Чим загрожує створення нової бази?

1. Втрата аналітичної глибини. Ви не зможете порівняти поточні показники з минулими роками. Аналітика “рік до року” стає неможливою.
2. “Амнезія” CRM. Ви втрачаєте історію клієнта: що він купував, як часто, які мав знижки. Менеджери стають “сліпими”, що вбиває сервіс.
3. Проблеми міграції. Ручне перенесення залишків товарів (тисячі SKU) та боргів контрагентів – це джерело помилок, які виправлятимуться місяцями.
4. Кадровий тупик. Для розрахунку відпускних та лікарняних потрібна історія зарплати за 12 місяців. У новій базі цих даних немає.

Частина 4. BAS: технологія безшовної еволюції

Архітектура сучасних програмних продуктів BAS (BAS Бухгалтерія, BAS УТ, BAS КУП) дозволяє змінювати параметри обліку без створення нової бази даних.

Ключовий інструмент – регістр “Облікова політика організації”.

Як це працює технічно?

Ви додаєте новий запис в налаштуваннях, який активується з конкретної дати (наприклад, 01.01.2025).

• До дати Х: Система працює за спрощеними правилами (без ПДВ, касовий метод).
• Після дати Х: Автоматично вмикаються механізми загальної системи (нарахування, ПДВ).

Переваги єдиної бази:

• Цілісність даних. Вся історія продажів, закупівель та взаємин з клієнтами зберігається в одному місці.
• Коректні перехідні операції. Система вміє обробляти складні випадки. Наприклад: аванс отримано на спрощеній системі, а відвантаження – на загальній. Правильні налаштування захищають від подвійного оподаткування.
• Автоматизація ПДВ. З моменту переходу з’являються інструменти для масового формування та перевірки податкових накладних.
• Гнучкість. Ви можете масово змінити ставку ПДВ у номенклатурі (на 20%) саме з потрібної дати.

Частина 5. Фактор партнера: чому вам потрібен Evsesvit?

Програма BAS – це потужний інструмент, але він вимагає правильного налаштування. Податкова реформа — це стрес-тест для ваших процесів. Якщо у вас хаос у довідниках, а договори заведені некоректно – автоматика дасть збій.

Компанія Evsesvit забезпечує професійний супровід змін.

Що включає послуга інтегратора?

1. Попередній аудит. Перевірка бази на наявність помилок до переходу. “Чистка” дублів, закриття старих боргів.
2. Налаштування договорів. Для ПДВ критично важливо обрати правильну деталізацію розрахунків (по договору / по замовленню).
3. Інтеграція (“FREDO Звіт”, “M.E.Doc”). Налаштування шлюзу для автоматичної реєстрації накладних. Документи мають “літати” в податкову без ручного втручання.
4. Навчання персоналу. Співробітники мають розуміти нові вимоги: обов’язковість кодів УКТЗЕД, контроль оригіналів документів.
5. Адаптація. Якщо ваш бізнес має специфіку (імпорт/експорт, виробництво), програмісти адаптують систему під ваші потреби.

Частина 6. План дій: стратегія випередження

Чекати офіційного опублікування закону – найгірша тактика. Коли це станеться, черги до інтеграторів будуть розписані на пів року вперед.

Ваш чек-лист готовності:

1. Цифровізація негайно. Якщо ви ще не в BAS – впроваджуйте систему зараз. Налаштуйте її на спрощеній системі, щоб потім лише змінити параметри.
2. Ревізія номенклатури. Код УКТЗЕД – обов’язковий реквізит для платників ПДВ. Перевірте його наявність у всіх картках.
3. Інвентаризація. Увійдіть у новий період з підтвердженими залишками.
4. Фінансове моделювання. Прорахуйте, як ПДВ вплине на вашу рентабельність.
5. Експертна підтримка. Зверніться до Evsesvit. Замовте моделювання переходу на копії вашої бази, щоб виявити ризики заздалегідь.

Висновок

Зміни податкової системи – це не вирок, а етап зростання. Перехід на загальну систему з ПДВ робить ваш бізнес прозорим, системним та привабливим для партнерів.

Обираючи шлях збереження єдиної бази даних в BAS та підтримку професіоналів з Evsesvit, ви зможете пройти цей етап без втрат, зберігши найцінніше – дані та керованість бізнесом.